En el artículo anterior hablamos sobre cómo generar más tráfico a tu tienda online. No obstante, estas estrategias no sirven de nada si no hacemos una buena gestión del inventario. El inventario es uno de los activos más valiosos que puede poseer una empresa, independientemente de su tamaño. Una mala gestión del inventario puede lograr que la empresa no sobreviva y termine desapareciendo.
Gestionar un gran volumen de stock conlleva ciertos riesgos, como el deterioro de los productos, el daño que puede producirse en éstos, su robo o que tras el paso del tiempo estos productos pueden quedar obsoletos. Por eso mismo hacer una correcta gestión de nuestro inventario es crucial para el desarrollo de nuestro negocio.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios o stock es una de las principales tareas que una empresa debe realizar, con la finalidad de organizar y controlar la cantidad que tiene de cada producto en todo momento. De esta forma, la empresa puede conocer toda su variedad de productos y demandas, lo que determinará las necesidades de compra de los clientes.
Es por ello que la gestión de inventarios es una de las claves de éxito de las empresas, ya que su objetivo es asegurar el stock necesario, evitando el exceso o falta de existencias y garantizando que siempre que un cliente solicite un producto, esté disponible.
No obstante, hay que tener en cuenta que el hecho de tener un almacén lleno de mercancías no es sinónimo de éxito, pues puede representar una inversión paralizada.
A lo largo de la actividad de la empresa, las demandas de stock están en constante cambio. Dependiendo de nuestros productos y la época del año, podemos tener más o menos inventario, por ello es importante tener un stock de seguridad en todo momento, ya que quedarse sin productos puede afectar de manera negativa a la empresa.
La gestión de inventarios, además de permitir a la empresa tomar las mejores decisiones, evita cometer algunos errores, como la compra de artículos innecesarios solo por tener un precio atractivo.
Gestión de inventarios para pequeñas empresas: Mejores prácticas
Hacer una buena gestión del inventario es una tarea compleja, ya que son muchas las variables que debemos tener en cuenta. No obstante, aunque sea un proceso tedioso, los beneficios son muchos, especialmente para pequeñas empresas. A continuación, vamos a hablar de alguna de las prácticas que se pueden aplicar para conseguir una buena gestión del stock:
REALIZAR INVENTARIOS
Parece obvio, pero el primer paso es el más importante. Se debe realizar un reconocimiento físico de todos los artículos que tenemos en existencia mediante un inventario. En este proceso debemos organizar la disposición de los productos y separarlos según su tipo. Esta división mejora el movimiento de las mercancías en stock y agiliza diferentes procesos. Además, es importante en esta etapa controlar la fecha de caducidad de productos(si los hay) y comprobar que ninguno sufre desperfecto.
Para registrar los datos de inventarios se puede hacer de varias formas. Por un lado puedes registrarlos manualmente o utilizar hojas de cálculo electrónicas, como puede ser Excel. No obstante, lo más recomendable es utilizar un sistema de gestión de inventarios que, aunque requiere cierta inversión, a la larga agilizará mucho el proceso de gestionar el stock y tendrás un mayor control de todos tus productos.
RESALTA LA INFORMACIÓN MÁS IMPORTANTE
Después de elegir cómo quieres registrar los datos de los productos, es importante pensar qué información quieres recoger de cada producto. Si no se registra correctamente la información necesaria o la que de verdad interesa, a la larga puede producir errores que perjudiquen a la empresa. La información más relevante que siempre se debe recoger es:
- Número de referencia
- Coste
- Fabricante
- Categoría
- Ubicación
- Caducidad (si tuviera)
Además de esta información, puedes incluir la información que pienses que es relevante para tu negocio, como puede ser el proveedor, número de pedido, tamaño, modelo, color…
PRESTA ATENCIÓN A LOS COSTES E INGRESOS
La gestión de inventarios no sirve únicamente para controlar qué cantidad física tienes de cada producto. Se debe controlar el inventario teniendo en cuenta el valor de los productos, su volumen de negocio y su margen de beneficios. No hay que centrarse únicamente en el producto que más se vende, sino también el que genera más beneficios, por ello es necesario siempre tener en cuenta el precio de venta de los artículos, incluyendo los descuentos aplicados.
De esta forma, conociendo esta información podrás centrarte en los productos de mayor rentabilidad, conocer los productos de mayor y menor rendimiento y gestionar mejor los descuentos.
GESTIONA LAS EXISTENCIAS CON UN ÚNICO SISTEMA
Es importante elegir un único sistema para gestionar el stock y hacerlo siempre de la misma forma, ya que gestionar el stock desde diferentes sistemas, además de ser una pérdida de tiempo, es muy fácil que puedas cometer errores. Un sistema de gestión de stock centralizado te permitirá:
- Centrar información y automatizar procesos
- Reducir errores
- Seguimiento de todos los artículos de stock, desde su entrada hasta su venta
- Controlar los niveles de existencias
CONTROLA TUS VENTAS PARA QUE NUNCA TE QUEDES SIN MERCANCÍA
La falta de existencias de productos es uno de los problemas más graves que puede tener una tienda, puesto que si no hay existencias es probable que pierdas clientes, ya que el cliente buscará el producto en otra tienda para cubrir su necesidad. El seguimiento de las ventas es una parte fundamental para el crecimiento del negocio.
Analizando el historial de ventas, puedes predecir las necesidades de compra de tus clientes y asegurar que la empresa ha hecho un pedido suficiente para un periodo determinado. Si hay productos que se venden más rápido de lo esperado, es probable que tengas que hacer un pedido especial. Si por el contrario hay productos que se venden menos de lo esperado, quizás deberías plantearte ofrecer descuentos o condiciones de pago especiales para conseguir que el artículo quede fuera de stock.
GESTIONA MERCANCÍA ANTIGUA
Hacer una gestión correcta del stock antiguo evitará la pérdida de mercancía, ya sea porque los productos han quedado obsoletos o por caducidad. También es importante analizar los productos con poco movimiento de stock, para evitar la sobreproducción o incluso idear estrategias para aumentar la rotación de productos.
Como podemos ver, lo más importante para realizar una gestión correcta del stock es tener un sistema de gestión de inventarios, así como realizar diferentes prácticas para tener siempre un stock actualizado. De esta forma, los clientes siempre estarán satisfechos con su negocio, pues siempre podrás cubrir sus necesidades ya que siempre tendrás disponibilidad de todos tus productos.